Nous recrutons pour le compte d'un family office investissant principalement dans des actifs immobiliers à travers l'Europe, un(e) Gestionnaire administratif et des paiements. Au sein de la Payment Factory, vous apporterez un support administratif, opérationnel et organisationnel essentiel au bon fonctionnement des activités. Vous veillerez à la bonne exécution des paiements dans le respect des exigences de sécurité et de conformité, tout en assurant le suivi et la gestion de dossiers administratifs

Vos principales responsabilités :

Gestion administrative des paiements:

• Préparer, contrôler et assurer le suivi des fichiers de paiement (virements SEPA, virements internationaux, prélèvements, etc.)
• Vérifier la conformité des demandes de paiement avec les procédures internes et les niveaux de validation requis
• Assurer le suivi des circuits d’approbation jusqu’à l’exécution des paiements
• Contrôler et mettre à jour les coordonnées bancaires des fournisseurs et des autres tiers
• Traiter et suivre les rejets, anomalies et incidents de paiement en lien avec les parties concernées

Support opérationnel à la Payment Factory:

• Assurer l’interface entre les équipes comptables, les établissements bancaires et les fournisseurs
• Suivre quotidiennement les flux bancaires et contribuer au bon déroulement des campagnes de paiement
• Participer à l’amélioration continue des processus et des outils liés aux paiements
• Mettre à jour les référentiels et bases de données bancaires

Contrôle, conformité et gestion des risques:

• Veiller au respect des procédures internes, des contrôles de sécurité et des règles de conformité applicables
• Participer aux contrôles de prévention de la fraude ainsi qu’aux vérifications KYC (Know Your Customer), lorsque requis
• Assurer la traçabilité, le classement et l’archivage des opérations conformément aux exigences réglementaires et d’audit
• Préparer les éléments nécessaires aux audits internes et externes

Reporting et suivi d'activité:

• Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord et reportings relatifs aux opérations de paiement
• Suivre les indicateurs de performance (KPI) et les délais de traitement
• Identifier les anomalies, alerter les parties prenantes et proposer des actions d’amélioration

Support administratif:

• Participer à la gestion administrative et à l’archivage des documents juridiques des sociétés du Groupe
• Assurer la réception, le traitement et le classement du courrier ainsi que la préparation des dossiers destinés aux revues et audits
• Veiller à la mise à jour permanente des dossiers administratifs, des classeurs financiers et juridiques, ainsi que des fiches signalétiques des sociétés

• Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 à Bac+3 en gestion, administration, comptabilité, finance ou dans un domaine équivalent
• Vous justifiez d’une première expérience en administration financière, comptabilité fournisseurs ou trésorerie 
• Une expérience au sein d’une Payment Factory ou d’un Shared Service Center (SSC) constitue un atout
• Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Microsoft Excel
• Vous possédez une bonne connaissance des moyens de paiement et des flux bancaires
• La connaissance des formats SEPA, SWIFT et/ou EBICS est un plus
• Vous faites preuve de rigueur, d’un excellent sens du contrôle et d’une grande fiabilité
• Vous savez gérer les priorités, travailler de manière organisée et respecter les délais
• Vous êtes réactif(ve), capable de gérer les imprévus et les situations d’urgence
• Vous appréciez le travail en équipe et disposez d’un bon sens de la communication
• Vous faites preuve de discrétion et respectez la confidentialité des informations traitées
• Vous maîtrisez parfaitement le français. La pratique de l’anglais dans un contexte professionnel constitue un atout

Processus de candidature:

Nous souhaitons garantir l’égalité des chances, valorisons la diversité et dans ce contexte, nous accueillons des candidats de tous horizons. Veuillez toutefois noter que les candidats doivent être titulaires d’un permis de travail valable au Luxembourg. En tant qu’agissant pour nos clients, nous sommes tenus de ne soumettre que les candidatures répondant à cette exigence. Ainsi, si vous ne disposez pas d’un permis de travail valide, nous ne serons pas en mesure de prendre votre candidature en considération.

Si votre candidature est retenue pour le poste, il vous sera demandé de fournir des documents justificatifs, tels que des copies de vos diplômes, des attestations d’emploi antérieures ainsi qu’un extrait de casier judiciaire, dans le cadre des dernières étapes de notre processus de recrutement. 

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre société et espérons avoir le plaisir de collaborer avec vous.