Werkstudent/in - Office Management (m/w/d)



Wir suchen eine/n Werkstudent/in - Office Management zur Unterstützung des täglichen Betriebs unseres
Büros in Berlin . Die Stelle umfasst administrative, organisatorische und operative Unterstützung für Mitarbeiter, Besucher und die Geschäftsleitung und gewährleistet einen reibungslosen Bürobetrieb.




Hauptaufgaben



- Büroverwaltung und -koordination



- Unterstützung bei der täglichen Verwaltung und dem Betrieb des Büros.



- Verwaltung des Büromaterials und Bestellungen nach Bedarf.



- Koordination von Wartungsanfragen und Kontaktpflege mit externen Lieferanten und Dienstleistern.



- Unterstützung bei facility-bezogenen Aktivitäten und Sicherstellung, dass die Büroräume organisiert und funktionsfähig bleiben.



- Überwachung der gemeinsam genutzten Büroressourcen und -ausstattung.



- Unterstützung von Mitarbeitern und Besuchern



- Empfang von Besuchern und Gewährleistung eines professionellen Besuchererlebnisses.



- Unterstützung der Mitarbeiter bei bürobezogenen Anliegen und Anfragen.



- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, einschließlich der Vorbereitung des Arbeitsplatzes



- Koordination der Ausgabe und Rückgabe von Büroausstattung, Zugangskarten und anderen Büromitteln.



- Organisatorische Unterstützung



- Unterstützung bei der Organisation interner Besprechungen, Teamveranstaltungen und Büroaktivitäten.



- Unterstützung bei der Buchung und Vorbereitung von Besprechungsräumen.



- Bei Bedarf Koordination des Caterings und der Logistik für Besprechungen und Veranstaltungen.

- Unterstützung bei der Dokumentenverwaltung, Ablage und Aktenführung.

- Koordination von Lieferanten und Dienstleistern

- Funktion als Ansprechpartner für Büroausstatter und Dienstleister.




Qualifikationen

- Immatrikulierter Studierender an einer Universität oder einer gleichwertigen Hochschule.

- Erste Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Gastgewerbe, Büromanagement oder im Kundenkontakt sind von Vorteil.

- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail.

- Proaktive, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise.

- Gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.

- Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint).

- Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.




Schlüsselkompetenzen

- Organisationsfähigkeit

- Kunden- und Serviceorientierung

- Zeitmanagement

- Sorgfalt

- Teamarbeit und Zusammenarbeit

- Fähigkeit, in einem dynamischen Büroumfeld mehrere Prioritäten gleichzeitig zu bewältigen



Arbeitszeit: Bis zu 15 Stunden pro Woche während des Semesters, vorbehaltlich der betrieblichen Erfordernisse.



#LI-FF1



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