DWS - Team Manager Operations - EMEA Management Fee (m/f/d)

Position Overview

About DWS

DWS Group (DWS) with EUR 821bn of assets under management (as of 31 December 2022) aspires to be one of the world's leading asset managers. Building on more than 60 years of experience, it has a reputation for excellence in Germany, Europe, the Americas and Asia. DWS is recognized by clients globally as a trusted source for integrated investment solutions, stability and innovation across a full spectrum of investment disciplines.

We offer individuals and institutions access to our strong investment capabilities across all major liquid and illiquid asset classes as well as solutions aligned to growth trends. Our diverse expertise in Active, Passive and Alternatives asset management - as well as our deep environmental, social and governance focus - complement each other when creating targeted solutions for our clients. Our expertise and on-the-ground knowledge of our economists, research analysts and investment professionals are brought together in one consistent global CIO View, giving strategic guidance to our investment approach.

DWS wants to innovate and shape the future of investing. We understand that, both as a corporate as well as a trusted advisor to our clients, we have a crucial role in helping navigate the transition to a more sustainable future. With approximately 3,800 employees in offices all over the world, we are local while being one global team. We are committed to acting on behalf of our clients and investing with their best interests at heart so that they can reach their financial goals, no matter what the future holds. With our entrepreneurial, collaborative spirit, we work every day to deliver outstanding investment results, in both good and challenging times to build the best foundation for our clients' financial future.

Our Team

The Fund Accounting & Trailer and Management Fees department as part of the DWS COO division is responsible for all fund administration related activities on our German and Luxembourg mutual and institutional funds, as well as the billing and invoicing of our German and international institutional clients. Team EMEA Management Fee is an integral part of the business unit and makes an essential contribution to the global success of our organization.

As a team lead, you will be responsible for a team of experts and play a critical role in enabling communication between functional teams and sharing knowledge and business practices. Additionally, you will also be in charge of building and maintaining relationships with the front office and other internal and external parties at an appropriate level, especially in relation to onboarding as well as more time-sensitive, complex or regulatory tasks. Moreover, you will be in charge of a constant review and evaluation of processes and performance to develop and implement efficiencies and best practice, making suggestions for initiating risk prevention measures and opportunities of improvement.

Your key responsibilities:

• Leadership responsibility for the EMEA Management Fees team, which includes the timely billing and invoicing of our institutional clients on behalf of various DWS Entities in accordance with local tax legislation and regulatory requirements. Accountable for ensuring solid team structures with appropriate risk and quality controls
• Main responsibility for the management and implementation of business-related projects within the Technology & Operations business division, including contract review, client onboarding activities and initial set up into the billing system, as well as future developments related to the invoicing processes, systems and customer needs
• Monitoring and proactive escalation of the outstanding positions
• Close interaction and cooperation with internal and external stakeholders, including clients
• Oversee and manage the delivery of critical run-the-bank services and activities, ensuring KPIs and KRIs are met. Ensure timely reporting of KPIs, KRIs and other business metrics as defined and required
• Drive standardization of processes and identification of efficiencies across the capability: Review, challenge and amendment of the current processes to ensure continuous excellence. Continue to drive down and manage costs and create efficiencies and capacity by streamlining and/or automating processes
• Ensure that KODs, KOPs and other process related documentation is fully maintained and kept up-to-date
• Resolve operational setup/logistics issues and mitigate risks with appropriate actions. Proactive escalation of risk issues to the management in a timely manner
• Partner with Operations resources globally to make all ops processes as efficient and cost effective as possible. Leverage offshore locations to the extent possible and meaningful
• Support execution of strategic projects with expert knowledge and deliver in time & on budget and on high standards
• Application of business strategies and goals of various product and business lines in compliance with all internal and external regulations / guidelines as well as the agreed SLAs, KRIs and KPIs
• Key contact person for our auditors and management of the potential findings
• Creation of an inclusive working atmosphere for the team in which everyone feels comfortable, valued and empowered to express their opinion openly

Your skills and experiences:

• Bachelor degree in Economics with focus on Finance or Mathematics or equivalent experience
• Experience as a manager in agile teams with the ability to influence employees in an inspiring and motivating way
• Several years of experience within and operations area of a KVG or Asset Management Company, sound knowledge of the asset management value chain and the lifecycle of an investment fund. Preferred: experience in a billing and invoicing business area
• Practical experience with internal and external Service Providers
• Strong communication skills, business fluent in written and spoken German & English
• Open-mindedness and the ability to share information and provide expertise and competence within the team
• Ability to work in a rapidly evolving environment, quickly understand technical innovations and make the most out of them
• A learning mind-set, ready to experience new ideas and situations regularly
• Highly organized with the ability to prioritize and track multiple tasks to successful completion
• Potential for further development and larger responsibility in the future
• A high degree of own-initiative and self-confidence in decision-making. Experience and ability to manage projects and initiatives
• Affinity and understanding of technology-based processes and system landscapes paired with strong analytical skills and flexibility while solving problems and developing or enhancing processesSound MS Office (Excel, Word, Powerpoint) and Outlook skills are taken as granted

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Über die DWS

Die DWS Group (DWS) mit einem verwalteten Vermögen von 821 Milliarden Euro (Stand: 31. Dezember 2022) will einer der weltweit führenden Vermögensverwalter sein. Sie blickt auf mehr als 60 Jahre Erfahrung zurück und genießt in Deutschland, Europa, Amerika und Asien einen exzellenten Ruf. Weltweit vertrauen Kunden der DWS als Anbieter für integrierte Anlagelösungen. Sie wird über das gesamte Spektrum der Anlagedisziplinen hinweg als Quelle für Stabilität und Innovation geschätzt.

Die DWS bietet Privatpersonen und Institutionen Zugang zu ihren leistungsfähigen Anlagekompetenzen in allen wichtigen liquiden und illiquiden Anlageklassen sowie Lösungen, die sich an Wachstumstrends orientieren. Unsere umfassende Expertise als Vermögensverwalter im Active-, Passive- und Alternatives-Geschäft sowie unser starker Fokus auf die Nachhaltigkeitsaspekte Umwelt, Soziales und gute Unternehmensführung ergänzen einander bei der Entwicklung gezielter Lösungskonzepte für unsere Kunden. Das fundierte Know-how unserer Ökonomen, Research-Analysten und Anlageprofis wird im globalen CIO View zusammengefasst, der unserem Anlageansatz als strategische Leitlinie dient.

Die DWS möchte die Zukunft des Investierens gestalten. Wir wollen beim Übergang in eine nachhaltigere Zukunft eine entscheidende Rolle spielen - sowohl als Unternehmen als auch als zuverlässiger Berater unserer Kunden. Dank unserer rund 3.800 Mitarbeiter an Standorten in der ganzen Welt sind wir dabei lokal präsent und bilden gleichzeitig ein globales Team. Wir handeln entschlossen im Namen unserer Kunden und investieren in ihrem besten Interesse, damit sie ihre finanziellen Ziele erreichen können, ganz gleich, was die Zukunft bringt. Mit unserem unternehmerischen, auf Zusammenarbeit fokussierten Geist arbeiten wir jeden Tag daran, sowohl in guten als auch in schwierigen Zeiten hervorragende Anlageergebnisse zu erzielen und somit die beste Basis für die finanzielle Zukunft unserer Kunden zu schaffen.

Der Bereich Fund Accounting & Trailer and Management Fees als Teil des Geschäftsbereichs DWS COO ist für alle Aktivitäten rund um die Fondsadministration für unsere deutschen und luxemburger Publikums- und Spezialfonds sowie die Abwicklung unseres internationalen institutionellen Geschäftes verantwortlich. Das Team EMEA Management Fee ist ein integraler Teil des Geschäftsbereichs und trägt entscheidend zum weltweiten Erfolg unserer Organisation bei.

Als Teamleiter*in führen Sie ein Team von Experten und spielen mit Ihren ausgesprochen hohen analytischen und kommunikativen Fähigkeiten eine entscheidende Rolle bei der Ermöglichung der Kommunikation zwischen funktionalen Teams und der Weitergabe von Wissen und Geschäftspraktiken. Sie sind außerdem für den Aufbau und die Pflege von Beziehungen zum Frontoffice und anderen internen und externen Parteien auf geeigneter Ebene verantwortlich, insbesondere im Zusammenhang dem Neuaufsatz von Kundenbeziehungen sowie mit zeitkritischen, komplexen oder regulatorischen Aufgaben. Weiterhin gehört die kontinuierliche Prozess-Evaluierung und -Optimierung mit Blick auf Effizienzsteigerung und Risikominimierung zu Ihren Kernaufgaben.

Ihre Hauptaufgaben:

• Führungsverantwortung für das EMEA Management Fees Team, was die Sicherstellung einer fristgerechten Rechnungslegung unserer institutionellen Kunden für verschiedenen DWS Entitäten gemäß der lokalen Steuergesetzgebung und regulatorischen Anforderungen beinhaltet. Verantwortlich für die den Aufsatz einer soliden Teamstruktur und angemessene Risiko- und Qualitätskontrollen.
• Hauptverantwortung für die Steuerung und Umsetzung von themenbezogenen Projekten innerhalb des Technology & Operations Bereiches, inklusive Vertragsprüfung, Neukundenaufsatz und Weiterentwicklung der Prozesse und zugrundeliegenden Systeme und neuer Kundenanforderungen
• Überwachung und proaktive Eskalation offener Forderungen
• Zentraler Kooperationspartner und Eskalationsinstanz für interne Kunden und kompetenter Ansprechpartner für externe Kunde
• Überwachung und Management der täglichen Geschäftsprozesse und Sicherstellung der Einhaltung von KRIs und KPIs. Fristgerechtes Berichtswesen und Management-Reporting
• Weiterentwicklung und Standardisierung der Geschäftsprozesse zur kontinuierlichen Schaffung von Kapazitäten und Effizienzen sowie Reduzierung der Kosten. Fortlaufende Aktualisierung der Prozessdokumentation
• Entwicklung und Umsetzung von nachhaltigen Lösungen zur Überwachung und Reduzierung von Risiken. Rechtzeitige Eskalation und Mitigation von Risiken und Issues proaktiv steuern.
• Zusammenarbeit mit den globalen Operations-Teams zur bestmöglichen Nutzung der vorhandenen Ressourcen, insbesondere der Offshore-Lokationen
• Leitung von CTB und strategischen Projekten und proaktive Unterstützung und Förderung von Systementwicklungen und Prozessautomatisierungen
• Adaption und Umsetzung der Bereichsziele und -strategie unter Einhaltung der internen und externen Guidelines und vereinbarten Service-Levels
• Ansprechpartner für die Wirtschaftsprüfer und die Verwaltung der potenziellen auditrelevanten Punkte
• Schaffung einer integrativen Arbeitsatmosphäre für das Team, in der sich jeder wohlfühlt, wertgeschätzt und gestärkt wird, seine Meinung offen kundzutun

Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen:

• Erfolgreich abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches Studium mit Schwerpunkt Finanzwirtschaft oder Mathematik oder vergleichbare Ausbildung
• Erfahrungen als Führungskraft in agil arbeitenden Teams mit der Fähigkeit inspirierende und motivierende auf die Mitarbeiter einzuwirken
• Mehrjährige Berufserfahrung im operativen Geschäft einer KVG oder eines Asset Managers verbunden mit sehr guten Kenntnissen des Fonds- und Wertpapiergeschäfts. Erfahrungen in Abwicklung und Rechnungslegung der einzelnen Handelsprodukte sind von Vorteil
• Freundliches, aufgeschlossenes und sicheres Auftreten, sowie praktische Erfahrung im Umgang mit internen und externen Kunden sowie Dienstleistern
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Ausgezeichnete Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie Belastbarkeit und die Kompetenz, innerhalb des Teams Informationen auszutauschen sowie Fachwissen zu vermitteln
• Fähigkeit, in einer sich rasant entwickelnden Umgebung zu arbeiten, technische Innovationen schnell zu verstehen und bestmöglich einzusetzen
• Hohes Maß an Eigeninitiative, selbständiges und strukturiertes Arbeiten
• Potential für Weiterentwicklung und mehr Verantwortung in der Zukunft
• Eigeninitiative, Bereitschaft den Status Quo zu verbessern und messbare Resultate zu erzielen, Führungsqualitäten im Hinblick auf die selbstständige Durchführung von Projekten und Initiativen
• Starkes IT-technisches Verständnis und prozessuales Denken für die Umsetzung neuer Prozessanforderungen und zugleich hohe analytische Fähigkeiten und Flexibilität bei der Problemlösung
• Fundierte Excel-Kenntnisse und routinierter Umgang mit Word, PowerPoint und Outlook werden vorausgesetzt

Unsere Werte bestimmen das Arbeitsumfeld, welches wir schaffen möchten - vielfältig, wertschätzend und offen für verschiedene Meinungen. Nur eine Unternehmenskultur, die eine Vielzahl von Perspektiven, sowie kulturellen und gesellschaftlichen Hintergründen vereint, fördert Innovation. Wir setzten auf vielfältige Teams, in welchen die Menschen ihr volles Potential entfalten können - denn das Zusammenführen verschiedener Talente und Ideen spielt eine entscheidende Rolle für den geschäftlichen Erfolg der Deutschen Bank.

Unsere Unternehmenskultur setzt hohe ethische Standards und fördert ein gutes Miteinander. Unabhängig von kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, geschlechtlicher und sexueller Identität, körperlichen Fähigkeiten, Religion und Generation freuen wir uns über Bewerbungen talentierter Menschen.
Sprechen Sie uns an: Wir bieten flexible Arbeitszeitmodelle und weitere Zusatzleistungen, um Sie in Ihrem Berufsleben zu unterstützen.

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