Responsable Administration & Opérations de la Gestion Privée

  • salaire fixe + Variable + Participation
  • Paris, Ile-de-France, France Paris Ile-de-France FR
  • Permanent, Full time
  • LFG
  • 20 Apr 18 2018-04-20

Lazard Frères Gestion, pôle français du groupe Lazard pour l'activité de gestion d'actifs, gère 22,5 milliards d’euros pour ses clients institutionnels et privés, et réunit près de 160 collaborateurs. Lazard Frères Gestion allie les qualités d'une société entrepreneuriale à taille humaine et proche de ses clients, à la puissance d'un groupe mondial qui gère plus de 249 milliards de dollars au 31 décembre 2017. Sa prestation est orientée sur : - le conseil et la gestion d'actifs pour le compte de clients institutionnels, - la gestion patrimoniale pour la clientèle privée.

~~Au sein de l’équipe d’investissement de la Gestion Privée, vous êtes responsable des Opérations et vous partagez avec un adjoint l’animation d’une équipe de 13 collaborateurs en charge d’assurer le support de Gestionnaires dans les domaines suivants :


 Trésorerie : virements, souscriptions/rachats, cartes bancaires ;
Bourse : gestion des souscriptions – rachats ou achats – ventes, débouclage des erreurs bourse ;
Titres non cotés : préparation des documents lors de la souscription et/ou acquisition, vérification de la mise en place, suivi administratif en cas de détachement de coupons ou de vente des titres ;
Stocks options : gestion administrative de levées et/ou cessions, de mise en place de couvertures ;
Assurances : mise en place de contrats, arbitrages, rachats totaux ou partiels, entretiens téléphoniques avec les partenaires pour résoudre les problèmes administratifs ;
Crédits : mise en place des demandes de prêt auprès des partenaires, suivi administratif auprès des clients et des partenaires (banques et assurance)
Fiscalité : Réponses aux questions concernant l’IR, préparation des dossiers si contrôle fiscal et des états des plus ou moins-values, les statuts FATCA et CRS;
Reporting : synthèse mensuelle sur les portefeuilles (une douzaine), envoi des situations sur les contrats d’assurance (une vingtaine) ; Coordination des production et envois des reporting trimestriels
Gestion des rendez vous : gestion des réservations pour des salons et des déplacements, préparation et participation aux rendez vous, mise en place des opérations suite aux rendez vous, rendez-vous avec les clients pour les aspects administratifs ;
Dossiers clients : mise à jour de la documentation, gestion à la demande des clients, résolutions de problèmes administratifs …
Courriers : gestion du courrier en arrivée avec des demandes de clients, envoi de courriers (prospection, réponse clientèle…) ;
Gestion des appels téléphoniques


A ce titre, votre rôle sera d’assurer à la fois un rôle d’organisation et de contrôle de l'ensemble des activités opérationnelles de ce département, mais aussi d’encadrement à travers notamment le suivi de la performance individuelle de chacun des collaborateurs, de la communication et la gestion des absences.

Vous vous assurez que les bonnes pratiques soient partagées et homogènes au sein de l’équipe des assistants et que les back-up sont efficaces.

Vous êtes le garant de la conformité des activités et mettez en place les moyens de contrôles/procédures opérationnelles nécessaires à la bonne exécution de nos activités, soit pour pallier des problématiques existantes soit pour anticiper et prévenir celles à venir.

Vous coordonnez les demandes informatiques métiers avec la MOA, recettes des développements et la formation des utilisateurs.

Vous centralisez les relations commerciales avec les teneurs de comptes externes et assurez les relations opérationnelles avec les compagnies d’assurance partenaires.

Votre périmètre d’activité inclut la succursale Bruxelloise.


Profil recherché

Vous justifiez d'une expérience préalable significative dans le domaine de la gestion privée haut de gamme.

Vous justifiez également d'une expérience préalable en tant que responsable d’équipe.

Vous avez de bonnes capacités d’organisation, de synthèse et une bonne compréhension des enjeux liés à la chaine de valeur de nos activités.

Vous êtes rigoureux(se) et faites preuve d’un sens analytique et quantitatif prononcé

Vous faites preuve de réactivité, de dynamisme et d’autonomie, et recherchez en permanence la bonne solution à la fois sous l’angle commercial et l’angle de la conformité et incarnez le modèle opérationnel pour les équipes.

Vous avez un très bon niveau de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, tant en français qu’en anglais.

Vous êtes à l’aise avec la suite Microsoft Office et les outils informatiques d’une manière générale.