CONTRAT LOCAL - SECRETAIRE DE DIRECTION DE L'AGENCE DE POINTE-A-PITRE F/H CONTRAT LOCAL - SECRETAIRE DE DIRECTION DE  …

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CONTRAT LOCAL - SECRETAIRE DE DIRECTION DE L'AGENCE DE POINTE-A-PITRE F/H
Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
Vousrejoindrez une équipe à taille humaine d'une quinzaine de personnes, fortementmotivée pour porter les valeurs de l'AFD dans nos actions sur le territoire.

L'AFD estimplantée en Guadeloupe depuis plus de 70 ans. Ses interventions portentprincipalement sur le financement et l'appui conseil/assistance technique auxcollectivités locales (communes, EPCI, Région, Département) pour préserver laqualité des services publics, l'aménagement du territoire et le dynamismeéconomique. Elle intervient également au profit des établissements publics ouprivés de santé et les sociétés d'économie mixtes locales. Elle s'emploie aussià financer la transition énergétique et à consolider les investissements privés(Enr, secteur hôtelier...).

Au cours del'année 2019, 85 M€ ont été octroyés par l'agence, dont 67 M€destinés au secteur public. Les financements du secteur public se composent àplus de 80% de prêts à long terme finançant des programmes d'investissementsannuels, le reste étant constitué de prêts à court terme de préfinancement desubventions européennes ou d'Etat. Le financement du secteur privé s'effectuesous la forme de prêts MLT à condition de marché, le plus souvent en poolbancaire (financements structurés).
Quel sera votre rôle ?
Assister l'équipe de direction de l'agence dans son organisation et dans la gestion de certains dossiers afin de faciliter leurs travaux.

Assurer l'interface avec la direction régionale sur les fonctions budgétaire et comptable et suivi de la logistique et des achats de l'agence.

Vos activités :
1- Optimiser le temps de l'équipe de direction de l'agence
- Hiérarchiser et fixer les rendez-vous de l'équipe de directionde l'agence,
- Veiller à la cohérence et à l'organisation des rendez-vous.

2- Prendre en charge et traiter l'ensemble des sollicitationsdestinées à l'équipe de direction de l'agence dans le respect de la plus grandeconfidentialité
- Réceptionner les appels téléphoniques, en assurer le filtrage etla transmission ;
- Réceptionner, dépouiller, trier le courrier (papier etélectronique), le transmettre aux responsables concernés ou y répondredirectement ;
- Mettre en forme des courriers, rapports, notes de synthèse ;
- Mettre en forme des supports de présentation.

3- Organiser et/ou préparer les réunions de l'équipe dedirection de l'agence ainsi que certaines manifestations
- Organiser la logistique des réunions (réservation et préparationdes salles, etc.) ;
- Préparer les dossiers ou éléments de dossiers nécessaires auxréunions ;
- Organiser les missions de l'équipe de direction del'agence ;
- Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre demission, messages etc.
- Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ouapplications correspondantes ;
- Réalisation des notes de frais, commandes et achats relatifs àces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes ;
- Gestion des contacts nécessaires avec les services supports,prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes...

4- Assister l'équipe de direction de l'agence dans lapréparation et le suivi de certains dossiers
- Constituer des fonds de dossiers et sélectionner les documentsutiles,
- Réaliser une veille relative à l'environnement de l'AFD et àl'activité de l'agence.

5- Assurer les fonctions logistiques, achats, sécurité,comptabilité et budget de l'agence
Interlocuteur.trice privilégié.e de la plateforme régionale sur lesaspects budgets et gestion (centralisation des factures, des notes de frais,des bordereaux fiscaux...). vous serez en charge :
- de la gestion de la caisse espèces et des écritures de clôtureannuelle,
- de la facturation client,du suivi des immobilisation (y compris les inventaires physiques et les étatsde lieux d'entrée/sortie des logements).
Vous établirez le budget de l'agence et son suivi, consoliderezet contrôlerez les éléments variables de la paie et s'occupera de la logistiqueet des achats de l'agence (recueil des besoins, établissement des devis, suivides prestations...).

Vous suivrez également, en liaison étroite avec le directeurd'agence, les aspects sécurité (suivi et mise en œuvre des recommandations dusiège en la matière).

Vous pourrez être amené.e à assumerégalement la fonction de correspondant informatique local ou à tout le moins enassumer l'intérim (interlocuteur principal des agents et du siège sur lessujets informatiques).

Qui recherchons-nous ?
1. Compétencesrecherchées
• Expérience avérée sur un poste d'assistant.e dedirection
• Maîtrise des outils bureautiques usuels dont Outlook
• Connaissances générales en comptabilité, gestionbudgétaire, gestion des ressources humaines et des procédures d'achats et depassation de marchés
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Capacité d'analyse et de synthèse

2. Qualités humaines /relationnelles
• Vous êtes autonome
• Vous êtes capable de vous intégrer rapidement au seind'une équipe
• Proactif.ive, dynamique, organisé.e, méthodique,impliqué.e et sens du service
• Ethique professionnelle, respect de la confidentialitéet de la réserve nécessaire à l'exercice de la fonction

3. Niveaud'étude/diplôme : bac+3 ou 4

Pourquoi rejoindre l'AgenceFrançaise de Développement ?

Rejoindre l'AFD,c'est contribuer à la construction d'un monde en commun, c'est la mission de notreGroupe. Un monde en commun, c'est un monde qui préserve et défend ces cinqgrands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, lespartenariats et la prospérité économique.

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